Pendahuluan
Startegi terbaik dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Information Organization System (IOS) dikenal dengan istilah sistem antar organisasi atau istilah yang lain adalah pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Kedua isitlah tersebut sering digunakan secara bergantian. Pertukaran data elektronik merupakan suatu cara untuk mencapai sistem antar organisasi. Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan. Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis.
Definisi EDI
Pertukaran data elektronik (bahasa inggris: EDI atau Electronic Data Interchange, juga Electronic Document Interchange) adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik.
Istilah ini umumnya dipakai dalam konteks perdagangan dan bisnis, khususnya perdagangan elektronik atau e-dagang. Biasanya digunakkan oleh perusahaan-perusahaan dalam memudahkan proses pertukaran data transaksi yang berulang-ulang antar perusahaan. EDI sangat bergantung kepada pengembangan format standar untuk dokumen-dokumen bisnis seperti faktur, pesanan pembelian, dan surat tanda terima. Harus ada persetujuan dari pelaku-pelaku bisnis yang terkait dan pengakuan di tingkat nasional maupun internasional untuk dapat menggunakan format-format standar ini dan mentransmisikan data secara elektronik.
Apa yang dimaksud dengan sistem pertukaran data elektronik (EDI) itu?
EDI atau singkatan dari Electronic Data Interchange sebenarnya adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer-antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI (Value added Network).
Mungkinkah kedua sistem yang berbeda sama sekali ini dikomunikasikan?
Jawabannya sangat mungkin sebab prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.
Apakah pelaku bisnis harus merubah aplikasinya untuk ber-EDI?
Tidak, sebab pelaku bisnis tetap dapat menggunakan aplikasi dokumen yang selama ini telah dipakai, tetapi nanti akan ditambah suatu interface untuk merubah data dokumen aplikasi tersebut agar dapat ter-EDI.
Apakah pelaku bisnis harus menambah/merubah infrastrukturnya?
Tidak, sebab teknologi EDI ini adalah teknologi 'less investment' dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.
Sebenarnya secara jujur dapat dilihat bahwa banyak teknologi informasi yang selama ini bermunculan dengan dalih dapat 'mengefisiensikan' proses bisnis. Adalah sangat tidak lucu apabila pada penerapan teknologi itu sendiri 'tidak efisien'. Kita dapat melihat banyak perusahaan yang telah menginvestasikan dana puluhan milyar untuk kegiatan proses teknologi informasi bisnisnya menjadi tidak efisien, karena cepatnya perkembangan teknologi informasi yang mengakibatkan dalam 3 tahun setelah investasi tersebut, teknologi baru telah muncul, sehingga belum sempat investasi yang telah dikeluarkan teraplikasi dengan baik, sudah harus mengikuti teknologi baru, kalau harus terus mengikuti perkembangan tersebut tanpa adanya standarisasi global, bisa di bayangkan bahwa sangat mungkin perusahaan tersebut akan berubah menjadi perusahaan yang berorientasi ke sistim informasi, melenceng dari tujuan perusahaannya.
Tingkat Penggunaan EDI :
- Pemakai tingkat satu : hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.
- Pemakai tingkat dua : banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang.
- Pemakai tingkat tiga : aplikasi komputer disesuaikan dengan standart EDI. Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokument kertas menjadi dokumen elektronik. Tingkat penggunaan ini digambarkan sebagai pendekatan pintu ke pintu, karena hanya mempengaruhi komunikasi data dan bukan aplikasi.
Cara Kerja EDI
Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni:
1. Pesan Standar
Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set.
2. Perangkat Lunak EDI (EDI Converter)
Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.
3. Komunikasi
Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan.
Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI
sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga.
Proses EDI
Sejarah perkembangan
Pada tahun 1964, seorang manajer penjualan yang bekerja di American Hospital Supply Company (AHSC) menciptakan sebuah sistem untuk menangani masalah inventoris dalam sebuah rumah sakit lokal di Amerika Serikat. Manajer penjualan itu memberikan sejumlah kumpulan kartu berlubang (punched card) kepada rumah sakit lokal tersebut. Setiap buah punched card merepresentasikan tiap pembelian barang dari AHSC, kemudian punched card ini dimasukkan ke dalam sebuah kotak persediaan untuk mengindikasikan kapan barang tertentu harus dipesan lagi. Di waktu yang bersamaan, punched card-punched card itu dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam card reader yang disediakan untuk para pelanggan. Data dikirim melalui saluran telepon standar ke sebuah kunci mesin punch (keypunch) di AHSC, dimana set punched card–punched card yang identik diduplikasi. Pemenuhan pesanan kemudian dikerjakan secara biasa.
Pertukaran data elektronik ini ternyata meningkatkan keakuratan dan efisiensi dalam pemesanan persediaan-persediaan pada banyak rumah sakit di Amerika Serikat. Ketidakakuratan pemesanan berkurang, waktu pengiriman menjadi lebih cepat, dan permasalahan kekurangan inventori pun dapat diatasi dalam rumah sakit-rumah sakit tersebut. Dalam beberapa tahun ke depan, EDI yang sebelumnya hanya berbasis sistem one-to-one seperti yang pertama kali digunakkan oleh AHSC, kemudian berkembang menjadi pasar-pasar elektronik baru yang berisi komunitas-komunitas industri pelanggan, pemasok, penghasil, dan fasilitator jaringan. EDI kemudian menjadi suatu nilai penting dalam kemitraan perdagangan.
Standar EDI
Kunci dari aplikasi EDI terletak pada kodifikasi dan strukturisasi data menjadi sebuah format yang umum dan disetujui. Proses kodifikasi dan strukturisasi dokumen-dokumen untuk transaksi bisnis tidaklah sederhana. Standar EDI dikembangkan di berbagai sektor industri, dalam berbagai negara, dan prosesnya dipengaruhi oleh struktur-struktur komite dan prosedur yang rumit. Berikut adalah beberapa contoh standar EDI: EDIFACT (dirancang oleh PBB), BACS (digunakkan dalam Britania Raya), ODETTE (digunakkan dalam industri otomotif Eropa), ANSI X12 (digunakkan dalam berbagai sektor bisnis di Amerika Utara).
Keuntungan dalam penggunaan EDI
- Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.
- Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
- Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
- Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
- Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.
- Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya.
Peluang EDI di Indonesia
Kita tidak dapat membantah bahwa salah satu dampak dari liberalisasi adalah semakin terintegrasi perekonomian negara kita dengan perekonomian global. Liberalisasi perdagangan yang disepakati melalui APEC, juga GATT, akan menuntut kita untuk selalu bersaing dengan pelaku-pelaku ekonomi dari negara lain. Untuk bisa menempatkan diri dalam tatanan ekonomi dunia, mau tidak mau kita harus meningkatkan efisiensi pelaku bisnis sebagaimana pelaku bisnis di negara lain.
EDI bisa membantu kita meningkatkan efisiensi, karena komputerisasi transaksi bisnis dapat menyederhanakan dan mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis tidak dapat melepaskan diri dari pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam penerapan EDI sangat penting, untuk memilih standar yang berlaku dan untuk menyediakan perangkat hukum yang diperlukan. Keberhasilan Singapura dalam menerapkan EDI dapat kita jadikan jadikan satu contoh. Saat ini pelabuhan Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di dunia, fakta ini tentu tidak terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu transaksi bisnis di pelabuhan tersebut. Bila mengingat ketidakefisiennya selalu masalah dalam perekonomi kita, maka penerapan EDI dapat kita jadikan alternatif untuk mengatasi problema klasik permasalah ekonomi Indonesia.
Penggunaan EDI di Indonesia
Salah satu contoh pengaplikasian EDI di Indonesia dapat dilihat pada PT EDI Indonesia yang merupakan perusahaan penyelenggara pelayanan jasa EDI di Indonesia yang memberikan layanan teknis dan konsultasi.
Sumber:
